Há já algum tempo que o Governo português lançou a possibilidade de criação de uma empresa de forma mais simples e ágil. Decidiu chamar-lhe Empresa na Hora e criou um site para que fosse possível a qualquer pessoa empreendedora criar a sua empresa através da Internet. Mas, ao fim de mais de uma década de Empresa na Hora, será que criar uma empresa é assim tão simples?

Em primeiro, a resposta ao título. Sim, é na hora, mas não é numa hora e nem os próprios serviços aconselham que se faça este processo através da Internet. O site está lá, mas “pode dar problemas ali em determinados pontos”. Esta é a informação que se obtém ao ligar para as linhas de apoio.

Além disso, o processo quando corre bem na Internet, demora até estar concluído enquanto que realizado presencialmente na Conservatória é na hora.

E nem seria preciso este telefonema. Apesar de este ano, com a migração para o site eportugal o discurso ter mudado ligeiramente, realizar o processo através do site é amplamente desencorajado. Só o risco de algo estar mal implica custos elevados para um empreendedor que está a começar a dar os primeiros passos. 

Qualquer pessoa com maior ligação a estes processos, como um contabilista, sabe que “o melhor é ir diretamente ao Registo Comercial” para evitar algum erro que pode ser fatal para as intenções do empreendedor. Nos serviços públicos, os erros dos contribuintes são imperdoáveis e isso afasta as pessoas dos processos através da Internet.

Acompanhe esta história que relata um caso real para a constituição de uma empresa no final de 2018.

Um caso real

Há diversos locais onde é possível realizar o registo mas como se trata de um caso real, qual o local, em Lisboa, onde é mais rápido o processo? As informações recolhidas junto do contabilista e da linha de apoio indicam o Registo Comercial em Benfica. Abre às 9h00, convém estar lá cedo para conseguir uma senha. O caso, recorde-se, sucedeu no final de 2018.

E, atenção, quando se diz ir cedo, não é estar lá às 9h00, ou uns minutos antes. Aliás, na primeira tentativa para realizar este processo, ao ligar para a linha de apoio pelas 9h10, a resposta foi quase sarcástica: “A esta hora? Já não tem senhas. Tem de ir mesmo cedo”, ouve-se do outro lado da linha. Mas cedo como, consigo estar lá antes das 9h30. “Esqueça, pode ir, mas estou a dizer-lhe que a esta hora já não vai ter senha”.

Ou seja, a questão não seria vai ficar muito tempo à espera, é mesmo não vai conseguir senhas!

Acatando o conselho, foi adiada a ida para o dia seguinte. Afinal, teria de estar lá antes das 9h00. Chegada ao local pelas 8h10 e já a a fila continha uma dezena de pessoas. Com as devidas diferenças, fez lembrar as filas à porta dos centros de saúde para se conseguir uma consulta de especialidade para dali a uns meses.

Bem vistas as coisas, nem parecia assim tão mau. A espera pelas 9h00, em pé e sujeito às intempéries. Por sorte, não era um dia de chuva.

Chegam as 9h00 e um segurança abre a porta a dar indicações, encaminhar as pessoas e tirar as senhas da máquina.

Quem estava na fila recebeu senha, mas, assim que entregou a senha à última pessoa da fila, colocou a máquina com essa opção inoperacional. Quem chegou cinco minutos depois das 9h00 já só teve direito à resposta do segurança: “As senhas já acabaram para hoje. Tem de estar cá antes de abrir, quem estava na fila recebe senha, quem não estava tem de voltar noutro dia”. Independentemente de quantos estavam na fila.

Com a senha Nº16 na mão, a pergunta ao perito na matéria (o segurança) acha que vai demorar quanto tempo? Após esboçar um sorriso sarcástico afirma, “com esse número? Antes das 12h00 não será de certeza, depois começam a rodar para ir almoçar e demora mais um pouco…”

Então, isso quer dizer que posso ir à minha vida e voltar depois. “Pode, há uma tolerância de três senhas”, afirma, antevendo a pergunta que se seguia.

No regresso, por volta das 12h00, estava a ser atendida a senha número 9. Ou seja, em três horas, tinham apenas passado nove senhas. Partindo do princípio que nenhuma teve de abortar o processo por algum motivo, foram criadas 9 empresas em três horas.

Falta referir que estavam quatro ou cinco funcionários a atender estas senhas. Acreditando na duração de uma hora para criar uma empresa, deveria ter sido possível criar, pelo menos, 12 ou 15 empresas.

Apesar da matemática, a coisa parecia ter levado um empurrão quando, em menos de cinco minutos, houve uma espécie de conclusão de processos e passou para a senha 12. Já só faltavam quatro números para chegar à senha 16. O tempo de espera já ia em quatro horas, desde as 8h20 (hora de chegada à fila) até às 12h30.

Nova pergunta ao segurança. Agora se calhar vai mais depressa… “Qual é o seu número, 16? Lá para as 15h00 deve estar a ser atendido, se tudo correr bem”. Mas só faltam quatro senhas… “Pois, mas agora são os almoços, os colegas vão rodar, vão uns agora, depois chegam pelas 13h30 e vão os outros”.

Na verdade, e tendo por média mais de uma hora para realizar o processo (se tudo correr de feição), os funcionários que terminavam de concluir a criação de uma empresa, já não atendiam o próximo porque iam demorar mais do que o tempo que tinham até irem almoçar.

Conclusão, após chamarem a senha 13 para o balcão 2, havia dois funcionários a concluir processos de criação empresas. Terminando aqueles, o 16 chegará rápido.

Terminaram e qual o espanto quando, ainda antes das 13h30 (hora a que supostamente este turno iria almoçar), se levantam e vão almoçar. Nova pergunta ao segurança. Será que ainda voltam ou agora não fica ninguém a atender estes processos?

“Sabe, como abrir empresas é um processo que demora, à medida que vão acabando os colegas vão logo almoçar”. Mas, para quem está à espera, evita arriscar ir almoçar pois, chegando a sua vez, pode perder a oportunidade. Foi preciso aguardar até às 14h30, com a chegada do grupo de atendimento da tarde, para a senha 16 ser chamada. 

O processo de criação de empresa é relativamente célere, mais moroso quando há mais do que um sócio. Mas, mesmo assim, eram 15h40 quando foi concluído. À saída, olhando para o monitor das senhas, continuava no 16, ia ser chamada a senha 17.

Quase oito horas para criar uma empresa na hora, sendo sete delas de espera. O processo continua a ter as mesmas características e o que varia será apenas o número de empresas a criar em cada dia.

Mas, antes de ir ao processo de necessidade de alteração de algum dado da empresa, após a sua constituição, alguns outros dados curiosos para quem está a planear criar uma empresa.

As cartas e telefonemas

A partir do momento em que o funcionário publica a empresa como criada, os dados ficam visíveis na Internet e começam a chegar telefonemas e mais tarde cartas de empresas a oferecer serviços. Neste caso, ainda a empresa estava a ser criada, ainda havia papéis para assinar, e um telefonema espantoso. “Estou, fala do banco Y, estou a ligar porque criou uma empresa…”

A rapidez da chamada só pode ser justificada por um alerta automático ou haver alguém a fazer refresh na página onde são publicadas as novas empresas criadas porque, já se sabe, após a constituição da empresa é obrigatório abrir uma conta num banco com os dados da empresa e onde tem de ser depositado o capital social.

É obrigatório ter o IBAN dessa conta para depois poder dar início de atividade nas Finanças e apenas tem cinco dias para realizar esta operação, que tem de ser feita por um contabilista que, aliás, já tem de levar definido para poder criar a empresa. Passado este prazo, e o dia de constituição da empresa conta, mesmo que tenha sido constituída já depois da hora de fecho dos bancos, paga multa.

No mínimo, a multa é de 75 euros caso haja um atraso de um dia na abertura do início de atividade. Por isso, o melhor será fazer a pesquisa de qual o banco onde vai abrir conta para poder ir direto ao assunto. 

Analisar bem os custos de manutenção e comissões cobradas por transferências, anuidades de cartões, etc. Quando se está a começar, todas as poupanças contam. Fica aqui uma dica importante: há bancos que não cobram comissões de manutenção mas para ter acesso ao IBAN, o processo demora cerca de 3 dias. No entanto, paga por transferências bancárias e a anuidade do cartão de débito.

Nos dias seguintes, prepare-se para receber na caixa do correio dezenas de cartas a oferecer serviços. Algumas podem ser úteis pois incluem campanhas com reduções de custo e até ofertas que podem ajudar neste arranque inicial.

No entanto, tenha em atenção e controle bem as despesas. Evite o supérfluo, pelo menos até conseguir começar a ver a empresa a faturar. Aconselhe-se com o seu contabilista, pessoa que convém ser séria e profissional pois poderá colocar a sua empresa em risco no caso de falhas perante o Fisco. Apesar de ser obrigatório possuir contabilista, a responsabilidade de tudo o que possa suceder é do empresário.

Já agora, e sabendo que muitas vezes estas decisões arrastam-se e um dia toma a decisão, escolha um local menos concorrido ou até um onde aceitem marcações para realizar esta operação. Poderá, se tiver tempo e disponibilidade para esperar pela data, de aguardar algum tempo, mas fica com a certeza de que chega lá na hora prevista e é logo atendido.

As alterações

Vamos agora imaginar que um ano após a constituição da sua empresa decide que precisa de adicionar um novo CAE (uma nova atividade económica) para diversificar o negócio. Se a atividade desse CAE não constar no objeto social, tem de realizar um pedido de alteração do objeto. Neste caso começa todo um processo altamente burocrático e com custos elevados.

Desde logo, por cada alteração que pretender solicitar paga 200 euros. Depois, precisa de reunir uma série de documentação e solicitar um certificado de admissibilidade com um custo de mais 75 euros.

De reter que, na constituição da empresa no serviço Empresa na Hora este certificado é dispensado. E aqui, mais uma vez, o processo é tudo menos simples. Ao ligar para a linha de apoio, mais uma vez, aconselham a fazer este pedido diretamente na Conservatória para evitar erros. Mas com alguma paciência e tempo consegue realizar o pedido online. E funciona.

Além disso, enquanto que na Empresa na Hora pode inserir a quantidade de CAE que desejar, ao fazer esta alteração apenas pode inserir um CAE principal e três secundários. O que reduz bastante as opções. No entanto, na descrição do objeto pode inserir as atividades que deseja e depois, sem custos, o contabilista pode adicionar os CAE que quiser, desde que respeitem a descrição do objeto social.

Depois, não pode realizar este pedido em qualquer local. Por exemplo, se for ao serviço dos Registos na loja do Cidadão, onde pode constituir uma Empresa na Hora, este serviço é negado pois tem de ser realizado na Conservatória do Registo Comercial.

Há ainda um outro pormenor no que respeita à alteração do objeto social da empresa. Quando esta é constituída através do balcão Empresa na Hora, um dos documentos entregues é a Certidão Permanente que, leia-se, apenas tem a validade de alguns meses.

É permanente por um determinado período de tempo. Depois, se precisar de a apresentar em algum ato, tem de solicitar outra e, claro, tem um custo de 25 euros (para validade de um ano) até aos 70 euros para validade de quatro anos, o limite máximo para a definição de “permanente”. 

Quando realiza a alteração tem, obrigatoriamente, de solicitar nova certidão que demora cerca de três semanas. Quando receber o aviso que está pronta, de acordo com a informação dada pelos funcionários do serviço, “deve esperar dois ou três dias e só depois dirigir-se à Conservatória para a levantar”.

Mais uma vez, todo este processo é possível de realizar através do portal eportugal e com custo mais reduzido do que quando é feito presencialmente. No entanto, convém que tudo seja feito com a certeza que tudo será aceite ou corre o risco de ter de esperar pela resposta dos serviços (que demora) para ter de voltar a fazer tudo outra vez.

Este processo burocrático é explicado com um encolher de ombros por parte dos funcionários quando questionados sobre a razão que leva a que estes pedidos de alteração sejam tão diferentes daquele que é usado na Empresa na Hora. Ou seja, porque razão a alteração não pode ser, também ela, imediata? Porque, afinal, os dois processos são realizados pelo mesmo funcionário. Simplex!

Documentos para alterar o objeto social

• Ata devidamente redigida e assinada em livro de actas – esta ata deve conter a descrição exacta do novo objeto social ou qualquer outra descrição pormenorizada das alterações a efetuar.
• Lista de sócios atualizada
• Estatutos que, se recorreu ao serviço Empresa na Hora, lhe forneceram em papel mas que é obrigado a passar para computador para apresentar na Conservatória, com a cláusula relativa à alteração devidamente corrigida para o que pretende.
• Documento devidamente preenchido e que é entregue na própria Conservatória
• Cartão de Cidadão
• 200 euros (400 euros, se quiser com urgência)